Деятельность большинства компаний связана с получением вознаграждения за предоставление услуг или реализацию товаров. При этом хранить выручку у себя в офисе, особенно, когда речь идет о крупных суммах, вряд ли представляется возможным. То же касается и банковских структур: наличные постоянно перемещаются из одного здания в другое. Решением этого вопроса, как известно, занимаются службы инкассации. Для того, чтобы они справлялись со своей работой без задержек, требуется уделить внимание подготовке ценностей или документов. Основную роль в данном процессе играют инкассаторские сумки. Стоит отметить, что их заполнение должно осуществляться согласно утвержденным правилам. Так, во внутренний карман обычно помещается препроводительная ведомость, заполненная в соответствии с определенными требованиями. При этом купюры складываются в пачки в зависимости от их номинала, а итоговая сумма прописывается в сопроводительных бумагах.

Непосредственно инкассация также подчиняется некоторым правилам. Прежде, чем инкассаторская служба отправится на место, должны быть получены специальные сумки для организации и выписаны доверенности на получение денежных средств от компании. Это удостоверение является очень важным документом и требует проверки в обязательном порядке. Кроме того, сотруднику потребуется удостоверение, подтверждающее, что он является представителем инкассаторской службы, а также явочная карточка.

В организации, которая передает деньги инкассаторам, заранее должна быть подготовлена сумка с деньгами и необходимой документацией, о чем было сказано выше. Нужно упомянуть и о том, что инкассаторские сумки от компании «GraverSB» со всеми вложениями должны быть проверены на целостность, после чего ее можно будет закрыть. Для запечатывания используются специальные пломбы, имеющие оттиск данной организации.

Сотрудники инкассаторской службы прибывают в офис компании в точно обговоренный час. Нередкими бывают ситуации, когда ответственный сотрудник организации не успел своевременно подготовить денежные средства, из-за чего в работе инкассаторов возникают заминки. В подобных случаях организация даже может быть оштрафована, поскольку непрофессиональный подход ее кассира или другого работника привел к сбоям в деятельности службы.

Приехав на место, инкассатор предъявляет свои документы, а затем вместе с представителем компании проверяет целостность сумки и все реквизиты, а также образец оттиска пломбы. В явочной карточке отмечается время, когда были переданы деньги, номер сумки также фиксируется.