Несколько советов о том, как дешевле печатать в офисе

Представляем набор идей для дешевой печати в офисе. Статистическая большая компания, которая располагает более 100 принтерами, тратит на их содержание тысячи долларов в год. А если фирма имеет много филиалов, то расходы могут быть просто огромными.

Многие предприятия или учреждения вообще не знают, что эти расходы можно уменьшить, и даже на несколько десятков процентов, управляя изображением, а также документооборотом. Это настолько странно, что часто они отслеживают стоимость потребляемого водителями топлива или использования мобильных телефонов компании. А экономить можно и на бумаге.

Очень большую экономию может принести совершенно бесплатно очень простое, но эффективное решение - повышение осведомленности сотрудников в этой области. Стоит уведомить их о базовых принципах экономии ресурсов компании. Хорошо подготовить простой список с основными принципами.

Простые и эффективные правила, ограничения расходов: подумайте, прежде чем нажать "печать" (много бумаги и чернил расходуется впустую, потому что сотрудники печатают лишние отдельные строки текста в документах, или печатают слишком много копий одного и того же документа - когда потом оказывается, что большинство участников встречи, имеет копию документа, например, на мобильном устройстве). Например, попросите сотрудников, чтобы изменить шаблоны документов на такие, где проставлены небольшие поля (на целых 14% потребления бумаги меньше!). Поощряйте применения простых решений, связанных с экономной печатью: уменьшения шрифта, использование функции "печать выбранных страниц” вместо целых документов, изменения размеров изображений и так далее.

Желая сократить расходы, стоит подумать об оптимизации использования устройств печати и замене их на более экономичные модели. Можно ликвидировать устройства, которые не используются и создают ненужные расходы, или, например, перейти от дорогостоящей печати на более экономичную черно-белую печать. В принципе экономить можно и при офисном переезде.

Дешевые принтеры имеют более высокие эксплуатационные расходы. Поэтому, выбирая принтер, стоит принять во внимание не только стоимость принтера, но и общие затраты на печать. Лазерные принтеры дешевле при интенсивном использовании. В настоящее время большинство компаний предлагает многофункциональные устройства, состоящие из принтера, сканера, копира и факса. Это оптимальный выбор, как для большой, так и для малой компании, это позволяет сэкономить время и место.

Оптимизация производства документов компании заключается не только в сокращении потребления электроэнергии, бумаги и тонера, но опирается в основном на анализ и улучшение процесса печати.