Для сферы бизнеса этот шаг является закономерным, поскольку количество компаний, внедряющих электронный документооборот на предприятиях, постоянно растёт. Тем не менее, многие предприятия ошибочно принимают бумажный документооборот, с поддержкой электронной документации за электронный. Как правило, на таких предприятиях документы распечатывают и подписывают на бумаге, а сама электронная документация юридической силы не имеет.

Согласно ФЗ№ 149-ФЗ под электронным документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе и содержащая реквизиты, позволяющие её идентифицировать в соответствии с требованиями закона как материальный носитель, то есть защищённая электронной подписью. При наличии такой подписи, документ будет иметь юридическую значимость, то есть может быть сравним с бумажным документом.

Для обеспечения юридической значимости документов, чтобы система электронного документооборота отвечала нескольким требованиям. Система должна иметь возможность наносить электронную подпись, как простую, так и усиленную с простановкой реквизитов. При этом реквизиты должны наноситься таким образом, что при обмене электронными данными, или печати документов, все данные сохранялись, а внешний вид документа не изменялся. Также система должна обеспечивать возможность загрузки входящей документации и сохранения её регистрационных карточек отдельным контейнером, что позволит сохранить юридическую значимость документа даже во время печати.

На сегодняшний день с этой задачей справляется специализированный программный продукт, такой как программа "4К-Документооборот".