Документооборот в организации
Документы в деятельности государственных учреждений и коммерческих организаций являются уникальным носителем информации. Их используют и как инструмент управления, и как обеспечение взаимодействия между внутренними или внешними подразделениями, и как связь с контрагентами.
Документы в деятельности государственных учреждений и коммерческих организаций являются уникальным носителем информации. Их используют и как инструмент управления, и как обеспечение взаимодействия между внутренними или внешними подразделениями, и как связь с контрагентами. С помощью документов формируется взаимосвязь с отдельными сотрудниками, клиентами, целыми подразделениями, вышестоящими инстанциями, партнерами. Все сотрудники, которые задействованы в бизнес-процессе, начиная с рядовых специалистов, заканчивая топ-менеджерами, участвуют в создании, обработке документов, их хранении и распространении. Правильно организованный и грамотно внедренный документооборот влияет на эффективность деятельности всего предприятия в целом. Он сэкономит кучу времени и ресурсов. Регламентированность и контроль процесса движения внутренних и внешних документов организации основываются на работе информационной системы.
Электронный документооборот позволяет обеспечить работу с документацией благодаря компьютерными технологиями. Основная задача документооборота – эффективная организация делопроизводства и такая постановка работы с информацией, которая обеспечит обработку внутри предприятия и вне его. Этот процесс включает поиск, сбор, объединение, публикацию, а также использование знаний. Соответственно, наивысшей ценностью электронного документооборота является систематизация всех информационных потоков, связывающих делопроизводство.
Необходимо создание единого информационного пространства для хранения, обработки и неоднократного использования информации. Оно обеспечивается вовлеченностью всех сотрудников предприятия в процесс коллективной работы. Возможности электронного документооборота позволяют фиксировать и последовательно учитывать данные о том, какой именно из сотрудников, какое количество раз и какую информацию добавил в общую базу. Корпоративный портал – это своего рода интерфейс для доступа сотрудника к корпоративным приложениям и данным. Единое пространство программ исключает необходимость хранения всех документов на локальном компьютере. При помощи такой системы руководитель организации может отследить фактическую деятельность любого работника. Разумеется, есть возможность разграничить права доступа к документам. С помощью корпоративного портала сотрудники попадают в интранет – это внутренняя сеть предприятия. Программный продукт можно подобрать как основанный на паролевом принципе, так и на принципе сгруппированности процессов по отрасли деятельности.
В большинстве случаев руководитель предприятия принимает непосредственное участие в реализации и контроле электронного документооборота. Для эффективного выполнения этой задачи требуется оптимальное сочетание деловых навыков руководства, его вовлеченности в электронный документооборот и способности вникать в особенности технологического процесса. К примеру, использование триггеров может обеспечить своевременное информирование руководителя или рядовых пользователей о необходимости принятия какого-то решения (триггер – логическое устройство, созданное в программе бизнес-правило).
|
оставить комментарий
|
|
источник:
INNOV.RU
|
Материалы по теме:
архив новостей /2005-2009/2009/2010/2011/ 2012/
E-mail редакции: vzh85@yandex.ru, 